by heymelIT-Projekt – legal guide für den Projektmanager
IT-Projekt – Infos für den Projektmanager
In unserem Video haben wir für den Projektmanager/ Projektleiter rechtliche Informationen zusammengeführt, welche bei der Durchführung eines IT-Projekts beachtet werden sollten.
Zum Inhalt des Videos:
Wenn Sie das Projekt gewonnen haben
Sie haben das IT-Projekt gewonnen, der Vertrag ist unterzeichnet und nun geht es in die Projektumsetzung. Der Projektmanager ist nunmehr gefordert und dafür verantwortlich, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Da der Projektmanager meistens bei den Vertragsverhandlungen nicht anwesend ist, muss sich er sich mit den projektwesentlichen Vertragspunkten befassen.
Hierbei wird sich der Projektmanager insbesondere mit den folgenden Punkten zu befassen haben:
Gibt es für die Projektumsetzung vertragliche Fristen oder Meilensteine?
Wenn ja prüfen Sie bitte, ob diese Fristen eingehalten werden können. Als Projektmanager können Sie am besten die erforderlichen und vorhandenen Kapazitäten beurteilen. Stoßen Sie hier auf Probleme, besprechen Sie diese zunächst intern mit der Geschäftsleitung und treten dann in Kommunikation zu dem Kunden.
Mitwirkungspflichten des Kunden
Prüfen Sie die erforderliche Zuarbeit des Kunden. Sind die Mitwikungspflichten ausreichend vertraglich geregelt oder ist nach Ihrer Meinung weitere Zuarbeit durch den Kunden erforderlich?
Zu den Mitwirkungspflichten gehört alles, was Sie vom Kunden an Zuarbeit benötigen. Etwa
- die Schaffung von Systemvoraussetzungen bzw. die Anschaffung von Hardware.
- Müssen Unterlagen bereitgestellt werden, wie z.B. Testdokumente?
- Sind Mitarbeiterschulungen erforderlich, damit der Kunde mit dem System umgehen kann?
Teilen Sie dem Kunden möglichst frühzeitig mit, an welcher Stelle und in welchem Umfang die Zuarbeit von ihm benötigt wird. Optimalerweise stellen Sie am Anfang der Zusammenarbeit die noch benötigten Unterlagen in einem Projektplan zur Verfügung oder übergeben dem Kunden hierzu ein gesondertes Skript.
Wenn der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommet oder diese sogar verweigert ist es für den folgenden Ablauf wichtig, dies zu dokumentieren und den Kunden schriftlich hierauf aufmerksam zu machen. Alle mündlichen Besprechungen wie z.B. Telefonkonferenzen sollten zur Dokumentation in einem Gesprächsprotokoll festgehalten werden.
Das Pflichtenheft als erste Phase des IT-Projekts:
Innerhalb der ersten Phase bzw. Planungsphase Projektumsetzung wird regelmäßig zunächst das Pflichtenheft erstellt. Grundlage hierfür ist das Lastenheft, welches vom Kunden zur Verfügung gestellt wird. Daneben kommen aber auch Ausschreibungsunterlagen als Grundlage in Betracht.
Wenn Sie das Pflichtenheft erstellen ist es wichtig, dass sie dies in Zusammenarbeit mit dem Kunden tätigen.
- Achten Sie darauf, dass das Pflichtenheft möglichst detailliert erstellt wird.
- Nehmen Sie hier keine Funktionalitäten auf, deren Umsetzung nicht vertraglich vereinbart wurden. Nehmen Sie vor allem auch keine Funktionalitäten auf, deren Umsetzung sie nicht garantieren können.
- Kommt es hier mit dem Kunden zu einem Streit darüber, ob Funktionalitäten aufgenommen werden müssen oder nicht, müssen zur Bewertung das Lastenheft bzw. die vertraglich vereinbarten Anforderungen wie Ausschreibungsunterlagen hinzugezogen werden.
- Nach Fertigstellung des Pflichtenhefts sollte dieses vom Kunden schriftlich abgenommen werden
Change Requests/ Änderungswünsche während des Projekts
Ein weiteres wichtiges Thema sind Change Requests im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit.
Äußert der Auftraggeber im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit Änderungswünsche oder zusätzliche Funktionalitäten, sollte unbedingt ein formelles Verfahren zur Änderung der Spezifikation durchgeführt werden. Dies ist wichtig für vertraglich vereinbarte Meilensteine oder Fertigstellungsfristen und natürlich auch für eine Zusatzvergütung.
Zum Ablauf eines Change Requests-Verfahrens
Der Ablauf sollte grundsätzlich so sein, dass sie dem Auftraggeber ein Angebot für Änderungswünsche erstellen. In diesem Angebot ist der zusätzliche Aufwand enthalten. Außerdem werden hier voraussichtliche Verschiebungen von Meilensteinen oder Fristen aufgenommen. Und natürlich nicht zu vergessen eine zusätzliche Vergütung.
Das Angebot muss vom Auftraggeber grundsätzlich abgenommen werden. Bei Abnahme kann dann mit der Umsetzung der Änderungsleistungen begonnen werden.
Geänderte Funktionalitäten sollten grundsätzlich zum Pflichtenheft hinzugefügt werden, etwa als Anhang.
Die Abnahme des IT-Projekts
Mit der Abnahme werden die vertraglichen Leistungen durch den Auftraggeber geprüft um anschließend abgenommen zu werden.
Für die Abnahme ist dem Auftraggeber die Abnahmebereitschaft mitzuteilen. Hiernach kann der Auftraggeber die Leistungen auf vertragsgemäße Umsetzung binnen angemessener Zeit prüfen.
Bei erfolgreicher Prüfung muss der Auftraggeber die Leistungen abnehmen. Bestehen Sie auf eine schriftliche Abnahme.
Hier kommt das vertraglich vereinbarte Pflichtenheft zu tragen, welches für die Abnahme maßgeblich sein sollte. Liegen nur unerhebliche Fehler vor, erfolgt eine Abnahme grundsätzlich unter dem Vorbehalt, dass die festgestellten Fehler zeitnah beseitigt werden.
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen oder eine Beratung zur Verfügung. Schicken Sie uns hierzu einfach eine Anfrage oder rufen Sie uns an.